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Permettre un retour dans le workflow ou une validation à l'aide d'un lien dans un modèle de mail

A partir de la version 2.1.21970.22140 il est possible de recevoir un mail contenant un lien permettant d’accéder directement à un ordre de travail pour revenir en arrière dans le workflow (par exemple passer un ordre de travail de l'étape 1100 (terminé) à 1000 (en cours)). 

Attention: Les étapes pour lesquels plusieurs retour en arrière sont possibles ne sont pas compatibles. Le paramétrage du workflow doit imposer une et une seule étape ciblée par le retour en arrière.

A partir de la version 18.x.21985.xxxx il est possible de recevoir un mail contenant un lien permettant d’accéder directement à un ordre de travail pour valider le workflow (par exemple passer un ordre de travail de l'étape 1000 (en cours) à 1100 (terminé)).

Nous allons reproduire cet exemple, les étapes sont applicables aux autres étapes permettant un retour dans le workflow.

  • La première étape consiste à vous assurer que votre serveur d'envoi de mail est fonctionnel (voir ici)
  • Allez dans le Menu Paramètres -> Mails et Documents -> Modèles de mail
  • Ouvrez le modèle de mail de l'étape correspondant au passage de statut (dans notre exemple le modèle 10010000, si vous avez un doute la procédure pour identifier les modèles de mail est disponible ici)
  • Configurez le modèle de mail avec la balise #MoveWorkflowBack# pour le retour en arrière et/ou #MoveWorkflowUp# pour la validation. Attention pour créer un lien, celle-ci doit être insérée en mode HTML (voir la capture d'écran ci-dessous). Vous pouvez utiliser toutes les balises disponibles pour le corp du message.
Écran de configuration des modèles de mail, ajout de <a href="#MoveWorkflowBack#">Ouvrir l'OT</a>

Remarque : la balise <A> permet de définir qu'il s'agira d'un lien le texte contenu entre la balise (ici "Ouvrir l'OT") sera affiché et sera cliquable.

  • Enregistrez le modèle
  • Signez un ordre de travail, vous recevrez un mail contenant le texte défini. Si vous cliquez sur le lien, l'application s'ouvrira et effectuera le retour dans le workflow, ou bien la validation à condition que vous ayez les droits de signature