Chaque étape de Workflow a ses correspondances au niveau des modèles de mail. Afin de pouvoir facilement les identifier, une convention de nommage a été mise en place. Tout d'abord, les modèles sont séparés en différentes catégories tout comme les workflows (travaux, achats, ...). Le tableau ci-dessous vous donne les correspondances.
|  Type de Workflow | Modèle commence par | |  Travaux GMAO | 100 | |  Achats | 200 | |  Ventes | 300 | |  LIMS Demandes d'essai | 400 | |  LIMS Notes d'incident | 500 | |  Transferts d'équipements |  600 | |  Engagement fournisseur |  700 | |  Contrat d'achat |  800 |
Ces préfixes par type sont suivis de l'étape concernée. Par exemple le modèle 10001000 correspond à l'étape 100 des demandes d’intervention. Si on décompose le numéro du modèle : - En bleu le type de workflow
- En rouge l'étape concernée
- En noir le type d'action (voir ci-dessous)
Le type d'action correspond aux différentes configurations rappelées ci-dessous :
Signature simple
Acceptation
Ces configurations présentent différents modèles de mail : - Les modèles de mail se terminant par 0 correspondent au changement de statut, les utilisateurs qui reçoivent ces mails sont ceux cochés dans "Mail changement de statut"
- Les modèles se terminant par 1 correspondent au mail de demande d'accord. Les utilisateurs sont ceux dans "Demander accord"
- Les modèles se terminant par 2 sont envoyés lorsqu'un accord est donné. La liste correspondant est "Mail si accord"
- Les modèles se terminant par 3 sont envoyés lorsqu'une demande d'accord est refusée. La liste correspondant est "Mail si pas accord"
- Les modèles se terminant par 4 sont envoyés lorsqu'un dépassement de délai de prise en charge doit générer une alarme de retard
- Les modèles se terminant par 5 sont envoyé lors de la création d'un nouvel enregistrement aux personnes de la liste "Mail changement de statut" de la première étape du workflow
- Les modèles se terminant par 6 sont envoyé lors de l'ajout de relecteurs à ceux-ci
- Les modèles se terminant par 7 sont envoyés lors d'un refus anticipé. La liste correspondant est "Refus anticipé" (à partir de la révision 21986)
- Les modèles se terminant par 9 sont envoyés lors du retour en arrière sur le Workflow. La liste correspondant est "Mail retour arrière"
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