Documents standards

L’objectif est de pouvoir définir des documents types que l’on peut aisément réutiliser, référencer dans n’importe quel enregistrement au niveau de la gestion documentaire.


Pour pouvoir créer de nouveaux documents standards, vous devez accéder au Menu paramètres.

Dans la rubrique "Divers", cliquez sur "Mails et documents" pour voir apparaître le menu associé.

L'écran de recherche affiche toute la bibliothèque de documents standards actuellement disponibles.
L'ajout se fait via le formulaire suivant :


Vous retrouvez en fait toutes les informations habituelles associées à un document à l'exception de :
  • Case à cocher "défaut"
  • La liaison à un enregistrement précis dans une table de l'application (le système vous demandera* d'ailleurs de sélectionner le ou les sites pour lesquels ce document devra être utilisable)
*si votre utilisateur a accès à plusieurs sites dans les options de la licence

Lorsque vous avez créé au moins un document standard dans votre base de données, tous les écrans de gestion documentaire disponibles vous proposent alors de les utiliser.

Le bouton illustré ci-dessus permet, via une liste à cocher, d'ajouter en masse un ou plusieurs documents standards sur l'enregistrement de votre choix (un équipement par exemple).

Note sur la modification d'un document standard

Lors de la mise à jour d’un document standard existant, les répercussions suivantes sont opérées sur les documents qui y font référence (que nous appellerons “copies”):

  1. La désactivation d’un document standard ne désactive pas en cascade ses copies

  2. la modification du chemin d’un document standard met à jour automatiquement celui de ses copies

  3. la modification de la description, catégorie, version d’un document standard ne met pas à jour ses copies.

  4. la suppression de sites associés à un document standard n’a aucun impact sur ses copies, elle est permise même si des copies existent sur un des sites enlevés.